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会议接待流程--会议服务中心电话 0433-8921119

时间:2016-07-21 17:05:45  来源:旅游代理  作者:携手旅游

1、会议接待流程

  一次会议的成功开始,最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。 会前工作: 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿...


2、会议接待礼仪

  根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。 首先是会议的筹备工作。 ●根据会议规模,确定接待规格。 ●发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路...


3、公司重大会议接待人员礼仪要点

  在参加重大会议接待的时候,一般着装、仪容和举止是外在表现,它既反映了员工个人修养,又代表企业的形象。只有规范的仪表、举止,才能给现场会与会人员留下良好的印象。现结合现场会议接待需要,拟订以下会议接待礼仪要点,请各所参与会议接待有关人员遵照执行。 1、所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。 2、上岗期间员工必须佩带工作证牌,公司领...


4、会议接待方案

  (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。 (二)会议接待方案的基本内容 1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方...


5、会议接待范围

  一、【会议接待类别】:各科研机构、机关、学校,各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班;企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等 二、【会议接待人数】:不限。 三、【会议接待标准参考】:   (1)会议酒店范围:二星级酒店(★★), 三星级酒店(★★★),四星级酒店(★★★★),五星级酒店(★★★★★)   (2)会议室范围:根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。   (3)会议用餐...

长白山户外会议旅游服务接待中心为您介绍-长白山旅游会议接待流程!

具体如下:

策划:作为专业的会议代理,我们提供会展会议企划代理,告诉本公司你的想法或者要达到的            目的。我们为你提供可能性方案,出点子,招展企划、会议回执等等。

咨询:在此阶段,我们将与委托方进行多方面沟通,并就委托方的关心点提出自己的预案供选择。譬如在预算内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及预算相适应的菜谱、以及会议的交通、接待等事宜。

考察:如果您认为经过沟通,以及到本公司实地考察后,可以相信我公司的实力。我们可以进入以下阶段1、与你或者你的代表到实地考察酒店、会议场地、会议设备、交通车辆、旅游线路。2、双方就服务项目服务流程,计划推荐,及服务的价格等内容进行深入细致的探讨,大致明确双方的责任与义务。3、就代表们返程的时间、车次、航班作一个初步的确定。

签定协议:这是要非常细致的过程。我们认真的推敲、反复的审察会议的各项流程及预案尽可能的把方案细化合理,然后以书面的形式确认双方的义务权利与责任,并签署正式协议。

执行协议:双方严格而又人性化的执行协议,本着高度负责的合作理念,将双方的合作精神高度升华。追求会议的圆满成功为一致目的。


一:举办会前

1、 与会议主办方洽谈
2、 提供会议所需要的机票、车票、住宿、会议场所、交通信息等并制定完备的会议预案给会议方。
3、 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱等相关的事宜。
4、 确定方案,签订合同,预付定金。

二:会议举办中

1、 会议接待:专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横  幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、 会前准备:准备好会议需要的资料,会议用品,等会议相关物品。
3、 会议场地:专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5、 会议餐饮:用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。
7、 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三:结束会议:

1、 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明。专人与客户进行核对并结帐。
2、 资料:会议后的资料收集,根据客户的要求制作会议通讯录或花名册。
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